청구관리 기획 및 디자인
건물관리 업무 협업툴 빌딩케어의 사용량 0%였던 청구서 기능을 개선함으로써 사용할 가치가 있는 청구관리 기능 출시
My role
청구 관리 프로젝트 목표를 세운 후, 이에 따른 기능 기획과 화면 디자인을 진행 (100%)
: 유저 인터뷰, 업무 자료 분석, 유저 저니맵, 경쟁사 조사, 프로젝트 목표 설정, IA 재설계, 화면 설계, QA 테스트
Team
4명 : 본인 외 개발자 3명
Period
3개월 : 2023. 08 ~ 10
Type
(주)디원더 : 건물/공간 관리 SaaS 스타트업
Tools
Figma
Situation
기존 청구서는 사용자 48명 중 사용량이 0%인 기능이었습니다. 타겟 유저의 인터뷰 및 업무 자료 분석 결과, 유저는 매 달 청구 업무를 진행하지만 기존 빌딩케어의 청구서는 업무 프로세스와 방식에 대한 이해없이 발송 기능만 존재했기에 사용이 불가했습니다.
Project Goal
이에 End User가 사용 가치를 느끼는 청구관리를 제공함으로써 고객들의 제품 사용률을 높여 성공적인 온보딩을 돕고자 했습니다.
As-is : 매 호실마다 청구서 모달을 띄워, 일일이 금액 작성 후 전송하는 방식
User Research
건물관리자 3명의 인터뷰를 통해 업무 프로세스를 이해하고, 3개사의 청구 업무 자료(Excel, File foldering 등)를 분석하며 업무 방식을 파악했습니다. 이 후 페인포인트를 뽑고 해결책 아이디에이션을 위한 User Journey를 제작했습니다.
User journeymap
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임대료, 관리비
: 해당 월에 비용 인상에 대한 특약사항 등 예외적 변동사항에 대해 놓칠까봐 걱정됨 - 놓치면 바로 수익 손실
공과금 확인
: 호실마다 다른 공과금 납부 목록과 정책으로 계산이 헷갈림 - 실수 가능성 농후
: 매 달 검침 시, 계량기 확인을 위한 건물 방문 에너지 소모와 시간 낭비
: 전기상세 내역서 - 매 달 한전에 일일이 전화해 호실별로 건물주 정보를 입력하는 시간 소모
: 수도 내역서 - 지역별로 다른 상하수도 사이트에 방문해 건물주 정보를 입력하는 시간 소모청구서 작성
: 확인한 검침 값을 Excel에 일일이 입력할 때 데이터가 잘못 기입될까봐 걱정됨
: 호실마다 안분 여부, 안분 %가 달라서 헷갈림
: 관리를 잘 모르는 신입의 경우, 수식 계산을 작성할 수 없음
: 모든 건물, 모든 호실의 청구서 Excel 화면을 일일이 캡처하는 시간과 에너지 소모 (1인당 평균 200-250개 호실 관리)청구서 발송
: 건물, 호실에 따라 다른 청구 시기로 업무 누락 가능성이 높음
: 언제, 누구한테 보냈는지 정확한 확인이 어려움
: 모든 호실의 임차인에게 캡처된 청구서를 일일이 보내는 시간과 에너지 소모
Strategy
‘건물관리자와 건물을 소유,관리하는 임대인의 페인포인트가 다르다’, ‘청구를 전 후로 검침과 수납업무가 연속적으로 이어진다’는 사실을 통해 청구 영역 내 단계적 접근 전략이 필요함을 깨달았습니다.
Competitive Analysis
단기적 가치 전달 전략을 위해 경쟁사 조사를 진행했습니다.
건물관리와 업무 협업을 동시에 제공한다는 점이 현재 빌딩케어의 차별화 포인트
3개월 내 데스크 업무를 위한 기능 고도화는 고객에게 경쟁사 대비 가치를 주기 어려움
즉, 계좌 연동, 안분 자동화 등의 단순 기능 고도화보다는 청구 업무에서도 서로의 협업 포인트를 살리고, 최소한의 기능이 유의미하게 작용하도록 설계된 기획~디자인 전략이 필요했습니다.
Main Problem
청구 업무 프로세스 중 건물관리자가 한 달에 25% 소요하며 가장 비효율적으로 일하고 있다고 느끼는 ‘청구서 발송’을 문제 해결 포인트로 설정했습니다.
Design goal
뾰족한 솔루션을 위해 타겟을 건물관리 회사 직원으로 좁히고, 디자인 목표를 세웠습니다.
+ 기존 제품의 사용성 개선
Hypothesis
“일괄 전송, 다운로드를 통해 청구서 발송이 간편해지면 빌딩케어 청구서 사용량이 늘 것이다.”
“청구 시 필요한 정보의 일관적이고 체계적인 관리 시스템을 제공한다면 청구관리 사용량이 늘 것이다.”
“매 달 다른 공과금, 기타요금 입력 외 청구서 데이터가 자동 입력된다면 청구서 업무 시간이 줄어들 것이다.”
➊ 청구서 발송 업무의 간편화
건물별로 청구 금액을 한 번에 관리
호실마다 청구서 모달을 띄워 값을 입력하고
발송해야 했던 기존 제품의 불편함 개선
▶︎ Edit mode - 더블클릭 or 수정하기 클릭 시, 수정창으로 변경
청구액이 연동되는 개별 청구서
‘나에게 보내기’를 통해 실 발송 청구서 미리보기
종합청구서, 임대료・관리비, 공과금, 기타비용 청구서를 나눠서 다운로드, 발송 가능
각 청구서 커스터마이징 가능
청구서 발송 업무의 효율화
이미지 일괄 발송, 다운로드
엑셀 청구서를 일일이 캡처하고 일일이 전송하던
기존 업무 방식의 비효율 개선
접근성을 높이기 위한
청구관리 메뉴 추가
건물 관리 메뉴 내 3 depth를 거쳐 불편했던
기존 청구서의 접근성 개선
제품의 허들을 낮추는 청구액 일괄 등록
공과금 안분 계산 후, 제품 내 청구액 입력 실수에 대한 불안감 해소
기존에 사용하던 엑셀 시트와 연동해 청구액을 등록할 수 있는 일괄 등록
➋ 팀별 청구 정보 관리의 체계화
일관적인 청구 정보 관리
팀마다 팀원마다 제각기 방식으로 관리하던 데이터 체계 통일화
청구 시 필요한 정보를 계약 데이터와 연동해 관리
업무 관리를 위한 팀별 청구 히스토리 확인
납부, 검침일 일정 연동으로 업무 누락 방지
팀원 누구나 편하게
일할 수 있는 업무 경험 제공
수도 요금 조회를 위한
지역별 상수도 사이트 연동
밑줄과 툴팁을 통한 계약과 다른 데이터 알림
개인별 건물 즐겨찾기를 통해 빠른 접근
23.10.18 출시 ➡ VOC 수집 ➡ 11.24 개선 사항 배포
• 계약서와 다른 납부일, 수신 연락처가 많다는 조사 결과
• 청구서 내 회사명 추가에 대한 니즈 확인
매 달 다른 공과금 외 자동화된 청구서
Results
“End User가 사용 가치를 느끼는 청구관리 제공” 목표를 달성하고 있는가?
1. 온보딩한 고객들의 긍정적 평가
• 청구서 발송 : 고객사 3곳에서 사용 시작(총 고객사 5곳). 업무에 직접적인 도움이라는 평.
• 청구 정보 관리 : 사용률 20% 증가. 건물관리자 뿐 아니라 개인 건물주에게도 좋은 반응.
2. 출시 1달 만에 고객사 40% 증가
그 중 50%의 직접적 이유는 실무자가 청구 관리 사용을 원하기 때문
What I learned
특정 도메인 유저 업무 방식 파악 후
솔루션 도출
개인적으로 생소했던 건물 관리와 청구 업무 프로세스를 IDI와 업무 자료 분석을 통해 파악했습니다. 건물 관리자의 삶을 공감하며 업무 방식의 문제를 정의하고 솔루션을 도출할 수 있었습니다.
고객과 함께
제품을 개선하는 경험
VOC를 수집해 청구서 설정 정책과 디자인을 변경했습니다. 실무자의 니즈를 녹여 청구관리 기능이 유의미하도록 개선해 나갔습니다. 지속적으로 고객과 소통하며 제품을 개선하는 경험은 고객이 만족하는 솔루션을 만드는 데 가장 중요한 가치라는 점을 배울 수 있었습니다.
사용자의 필요와 내부 리소스 균형을 맞춘
프로젝트 전략과 목표 설정
청구 프로세스 내 많은 페인포인트를 해결하기 위해 다양한 기능이 필요했지만, 최소 리소스로 우리만의 가치 전달을 위한 기획~디자인을 진행했습니다.